Política de privacidad

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ACRE COLOMBIA S.A.S

1. Introducción.

ACRE Colombia S.A.S. (en adelante “ACRE”) asume el firme compromiso de respetar su privacidad, y para lograr esto ha elaborado la presente política de protección y tratamiento de datos personales (en adelante la “Política de Tratamiento ”) en cumplimiento de las leyes 1266 de 2008; 1581 de 2012 y los decretos 1377 de 2013; 886 de 2014; y,1074 de 2015, dentro de las cuales se destaca la necesidad de adoptar una Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del Titular de los datos personales.

De conformidad con las normas señaladas anteriormente, esta Política de Tratamiento explica las circunstancias bajo las cuales, ACRE recolecta, almacena, utiliza y transfiere los Datos Personales, así como los procedimientos y derechos que usted tiene respecto al uso de la información suministrada y la forma en que la misma es protegida. Los términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos de conformidad con las definiciones legales previstas en la Ley 1581 de 2012.

2. Aceptación de las Condiciones.

Al hacer uso de este Sitio Web o al adquirir cualquier producto o servicio de ACRE, usted acepta ceñirse a los términos de esta Política de Tratamiento. Le solicitamos revisar periódicamente esta Política de Tratamiento toda vez que, por razones de la regulación existente o necesidades corporativas o de negocio, la misma estará sujeta a modificaciones o enmiendas en cualquier momento, las cuales, antes de entrar en vigencia, serán anunciadas al público a través de nuestra página web o del mecanismo que usualmente utilizamos para comunicarnos con usted. Por el hecho de usar nuestro Sitio o por adquirir o utilizar productos o servicios de ACRE, entendemos que usted ha desplegado conductas inequívocas tendientes a prestar su consentimiento específico respecto de esta Política y sus modificaciones. Si no está de acuerdo con las mismas, le sugerimos abstenerse de ingresar al Sitio o de utilizar productos o servicios de ACRE que requieran sus datos personales y notificar de inmediato a ACRE (en la dirección electrónica que más adelante se prevé para el efecto) para propósitos de implementar las medidas a que haya lugar de acuerdo con la ley aplicable.

ACRE le otorgará la oportunidad para conocer, actualizar o rectificar sus datos personales, así como para ejercer los derechos previstos en la Regulación de acuerdo con los procedimientos contemplados en la misma Regulación y en la presente Política de Privacidad y Tratamiento. Es su responsabilidad consultar periódicamente esta Política y sus actualizaciones. Por el hecho de ingresar y navegar posteriormente en nuestra página Web, de pagar el precio correspondiente por los bienes o servicios adquiridos, o de desplegar cualquier conducta adicional que señale de manera inequívoca su voluntad de prestar el consentimiento, ACRE entenderá que usted ha otorgado la autorización necesaria para el tratamiento de sus datos personales en los términos previstos en este documento.

3. Tipo de información recopilada por ACRE.

Conforme lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable, ACRE no recolecta mediante este Sitio o mediante las solicitudes que le hacemos por otros medios, datos personales a menos que usted los suministre voluntariamente mediante su consentimiento expreso, específico y libre de vicios. Los “Datos Personales” son cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, es decir, que lo identifica o relaciona con terceras personas. Si usted no desea compartir Datos Personales con nosotros, absténgase de suministrarlos. ACRE no recolecta, ni trata Datos Sensibles, es decir aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Los Datos Personales que se recolecten serán tratados para las finalidades previstas en la presente Política de Tratamiento.

4. Información sobre el Responsable del Tratamiento.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento de los datos que se recolecten conforme con lo dispuesto en esta Política de Tratamiento es Acre Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, en la Calle 101 B # 45 A – 23 y que podrá ser contactada en el correo electrónico: servicioalcliente@grupoacre.com; y a los teléfonos (+57) 6013000252 y (+57) 3188134682, de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

5. Tratamiento de datos y finalidades.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Titulares de la información, ACRE realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, cesión, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política de Tratamiento y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del Titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información.

Finalidades
ACRE utilizará los Datos Personales obtenidos, de manera directa o indirecta, en general para el cumplimiento y desarrollo de su objeto social, y, específicamente para:

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales
• Dar cumplimiento a los deberes legales que le corresponden, entre ellos, para el proceso de facturación y cobro por servicios prestados; para incluirlos en los sistemas informáticos de gestión de proveedores e insumos; para realizar la vinculación y análisis jurídico y financiero previo a la iniciación de una relación comercial o contractual; para entregar información periódica o eventual a las autoridades tributarias y gubernamentales; para realizar las gestiones de pago a proveedores; para gestionar trámites de reclamaciones y devoluciones por cobros errados; para diligenciar documentación relativa a trámites ante autoridades diplomáticas; para realizar el estudio jurídico y de crédito previo a la vinculación como cliente o proveedor; para adelantar el proceso de selección para la contratación interna; para el cumplimiento de obligaciones derivadas de las relaciones laborales o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, prestadores, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios; para suministrar información del empleado a las entidades de seguridad social; para fines de comunicación interna y publicidad de información de interés y para la gestión de riesgos; para el desarrollo y ejecución de programas de promoción y prevención de enfermedades en la salud de los trabajadores; para la gestión de la telefonía celular y trámites ante entidades de servicios de telecomunicaciones y servicios de tecnología; para el desarrollo de procesos de contratación y subcontratación de proveedores de bienes y servicios; para suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; para adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.
• Para proveer información sobre nuestros productos y servicios;
• Para efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo;
• Para llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social;
• Para programas de fidelización y actualización de datos de accionistas, directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros;
• Para informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios;
• Para realizar eventuales evaluaciones que nos informen sobre la calidad y satisfacción de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción.
• ACRE podrá entregar los Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la compañía y otros terceros, a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando sean empresas o entidades con las que ACRE se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria o filial o contractual; o la entrega de datos personales tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de ACRE mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.

6. Derechos que le asisten como Titular.

Le recordamos que, como titular de los Datos Personales suministrados a ACRE en virtud de su consentimiento, le asisten los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACRE salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
• Ser informado por el ACRE, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las Regulaciones;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento ACRE han incurrido en conductas contrarias a la Regulación;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Procedimiento para presentar reclamos y consultas.

Si desea consultar sus Datos Personales tratados por ACRE o desea que sobre estos se realice una actualización, rectificación o supresión, su petición o reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a ACRE,  la cual debe contener como mínimo: su identificación; la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; su dirección; y, adjuntar los documentos que quiera hacer valer.

Si su solicitud o reclamo resulta incompleto, ACRE lo requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo.

En caso de que ACRE no sea competente para resolver su reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informará oportunamente.

De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o de diez (10) días hábiles en caso de consultas. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o cinco (5) días hábiles en casos de consultas.

Canales para presentar sus consultas y reclamos:

• Bogotá D.C. Calle 101b #45a – 23, Bogotá D.C.
• Teléfono: (57) 6013000252 / (57) 3188134682
• Correo electrónico: servicioalcliente@grupoacre.com

8. Seguridad.

Estamos firmemente empeñados en proteger la seguridad de la información personal y tomamos precauciones razonables para mantener esa protección.

ACRE usa procedimientos físicos, técnicos, tecnológicos y administrativos para tratar de proteger la información personal, no podemos garantizar que esté completamente a salvo de personas que podrían tratar de evadir las medidas de seguridad o interceptar las transmisiones por Internet.

En ese caso, informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos, y dicha persona será sometida a los procedimientos y posteriores sanciones de la Ley 1581 de 2012, o cualquiera que la modifique o adicione.

9. Periodo de vigencia de las bases de datos.

Una vez que usted ha suministrado a ACRE los correspondientes Datos Personales, estos serán guardados y conservados durante todo el tiempo necesario para proporcionarle el producto o servicio que usted ha solicitado, a menos que nos haya dado otras instrucciones al respecto sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones legales en tal sentido.

En similar sentido, los Datos Personales que usted nos remita, incluyendo copia digital de documentos personales, financieros o tributarios, será almacenada por ACRE por el término mínimo previsto en la ley, específicamente en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, bajo las correspondientes medidas de seguridad y protección de datos. ACRE no utilizará esa información para propósitos diferentes que los ya mencionados, ni la divulgará a terceros diferentes que aquellos mencionados y autorizados por usted de manera voluntaria y libre de vicios, salvo que la información sea requerida por las autoridades en los términos previstos en la ley aplicable.

ACRE está en capacidad de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio y las autoridades que estén revestidas de competencia para ello, que han sido implementadas todas las medidas descritas en esta Política de Privacidad y Tratamiento, en concordancia con la Regulación aplicable y vigente.

10. Contáctenos.

Si usted tiene alguna pregunta sobre esta política o sobre la obtención, uso y prácticas de divulgación de la información por parte de ACRE, puede contactarnos en admin.colombia@grupoacre.com

Dicha solicitud o consulta será tramitada de conformidad con el procedimiento señalado anteriormente.

Cuando nos contacte, por favor mencione el nombre del Sitio u otro recurso en línea, producto o servicio sobre el cual está pidiendo información, así como la naturaleza de la información sobre la cual está preguntando. Nosotros haremos un esfuerzo razonable para responder prontamente a los pedidos, preguntas o inquietudes que usted pueda tener con respecto a nuestro uso de su información personal, todo ello dentro de los términos previstos en la legislación aplicable. Excepto donde la ley lo requiera, ACRE no puede asegurar que suministrará una respuesta a preguntas o comentarios referentes a temas no relacionados con esta política o con las prácticas de ACRE con respecto a la privacidad.

11. Ley Aplicable.

Esta Política de Tratamiento está regida por las leyes de la República de Colombia y cualquier controversia sobre la misma será dirimida por la jurisdicción ordinaria colombiana.

12. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Nuestra Política de Tratamiento entra en vigor a partir del 26 de noviembre de 2021.